Modellierung des Geschäftsprozesses Office Set-up und Unterstützung durch die Einführung eines Workflow-Systems

Diplomarbeit aus dem Jahr 2001 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,7, Fachhochschule Bielefeld, Sprache: Deutsch, Abstract: Das rasante Wachstum von Unternehmen, insbesondere in der so genannten "New Economy", hat große Veränderungen in der Unternehmensstruktur dieser Firmen zur Folge. Offensichtliche Probleme, wie die Beschaffung qualifizierter Mitarbeiter in der IT-Branche, bilden aktuellen Diskussionsstoff, auch in der Politik. Die Integration dieser Mitarbeiter in den täglichen Arbeitsablauf stellt für stark expandierende Unternehmen eine große Herausforderung in ihrer Organisation dar.
Vor dieser Aufgabe stand auch die CEYONIQ AG, einer der führenden Hersteller von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), als im Juli des Jahres 2000 38 neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnahmen. Eines der wesentlichen Probleme war die Ausstattung der Arbeitsplätze.
Bei Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters war das Vorhandensein des benötigten Rechners, inklusive der Software und der jeweiligen Berechtigungen, bisweilen sogar der physische Arbeitsplatz ungewiss. Zwar wurde das zuletzt angesprochene Problem durch einen Neubau der Firmenzentrale im Frühjahr 2001 behoben, dennoch traten weitere Schwierigkeiten wie die Einbindung der neuen Mitarbeiter in ein für sie geschaffenes Patenprogramm1 auf. Diese geschilderten Probleme führen zu einer verlängerten Einarbeitungsphase und einer geringeren Produktivität der neuen Mitarbeiter. Darüber hinaus ergeben sich Schwierigkeiten für die bereits eingestellten Mitarbeiter, da sie oft selbst erst seit wenigen Monaten im Unternehmen beschäftigt sind und noch nicht mit den Abläufen, nach denen neue Arbeitsplätze auszustatten sind, vertraut sind.
Um diese Missstände zu beseitigen und weitere Gewinneinbußen zu vermeiden, wurde diese Diplomarbeit in Auftrag gegeben.
Ziel dieser Arbeit ist es, einen Prozess zu implementieren, der sicherstellt, dass die Arbeitsplatzvorbereitung so effizient wie möglich erfolgt. Dieser zu modellierende Geschäftsprozess wird als Office Set-up2 Prozess bezeichnet und durch Einführung eines Workflow-Systems unterstützt.