Mitteilungsverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme

Elektronische Aufzeichnungssysteme, z. B. Registrierkassen, PC-Kassen(systeme), Taxameter oder Wegstreckenzähler, sind dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu melden (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung).
Eine Meldung ist grundsätzlich erforderlich, sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem in Besitz genommen wird, (z. B. durch Anschaffung, Leasing, Leihe etc.) oder außer Betrieb genommen wird (Besitzaufgabe). Ebenso sind Änderungen am elektronischen Aufzeichnungssystem oder der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) grundsätzlich meldepflichtig. Auch beim Wechsel elektronischer Aufzeichnungssysteme in eine andere Betriebsstätte müssen entsprechende Meldungen abgegeben werden.
Das Fachbuch enthält Praxisbeispiele, die Klarheit schaffen und vor Unstimmigkeiten im Rahmen einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO oder einer Betriebsprüfung schützen sollen. Neben den Grundzügen zeigen die Autoren auch viele Besonderheiten auf, die es im Meldeverfahren zu beachten gilt.
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Seit fast 20 Jahren ist er Betriebsprüfer des Landes NRW und überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst, u.a. bei Gewerbebetrieben, gemeinnützigen Organisationen und der öffentlichen Hand. In dieser Eigenschaft schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für "Risikomanagement bei Bargeschäften" an der Bundesfinanzakademie (BFA). Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.

1 Melde- und nichtmeldepflichtige Aufzeichnungssysteme 1.1 Einführung in die Thematik 1.2 Betroffene Aufzeichnungssysteme 1.2.1 Welche Systeme sind meldepflichtig? 1.2.2 Welche Systeme sind nicht meldepflichtig? 1.2.2.1 Generell nicht meldepflichtige Systeme 1.2.2.2 Sonstige nicht meldepflichtige Systeme 1.2.3 Bedeutung der Eigentums- und Besitzverhältnisse 1.3 Besondere Fälle und Konstellationen von elektronischen Aufzeichnungssystemen. 1.3.1 Registrierkassen i. S. d. Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO 1.3.2 Verbundsysteme ohne Kassenfunktion 1.3.3 Kurzfrist-Leihgeräte 1.3.4 "Vorrats"-Systeme. 1.3.4.1 Kombination aus Hard- und Software. 1.3.4.2 Ersatzkassen 1.3.4.3 Saisonal eingesetzte Systeme 1.3.5 Umlaufvermögen im Kassenhandel. 1.3.6 Demo-Systeme zu Schulungszwecken 1.3.7 Elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE-Befreiung (§ 148 AO). 1.3.8 Mobile Endgeräte / Handhelds 1.3.9 App auf privatem Handy des Arbeitnehmers 1.3.10 Nicht genutzte TSE | "Vorrats"-TSE. 1.3.11 TSE-Ausbau und Weiterverwendung in anderem Aufzeichnungssystem. 1.4 "Geburtsstunde" elektronischer Aufzeichnungssysteme 2 Meldefristen bei In- und Außerbetriebnahme . 2.1 Diverse Meldefristen unter Berücksichtigung der Nichtbeanstandungsregeln des BMF vom 13.10.2023 und 11.03.2024 2.1.1 Meldefristen für elektronische Aufzeichnungssysteme (ohne Taxameter / Wegstreckenzähler) 2.1.2 Meldefristen für EU-Taxameter 2.1.3 Meldefristen für Wegstreckenzähler 2.1.4 Anträge auf Fristverlängerung. 2.1.5 Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme 2.1.5.1 Außerbetriebnahme vor dem 01.07.2025 2.1.5.2 Außerbetriebnahme nach dem 30.06.2025 2.2 Technische Möglichkeiten der Meldung 2.2.1 Allgemeines 2.2.2 DFKA-Taxonomie Meldedaten 2.3 Wer darf die Daten übermitteln?. 2.4 Wer meldet bei Agenturkassen? 2.5 Wirkung formloser (Papier-)Meldungen 2.6 Unternehmen in der Gründungsphase: Meldung bei noch fehlender Steuernummer? 2.7 Sanktionen bei Nicht- oder Falschmeldung 3 Art und Umfang der Meldung 3.1 Arten der Meldung (Anmeldung, Abmeldung, Korrektur). 3.2 Korrektur bei fehlerhafter Meldung 3.2.1 Allgemeines 3.2.2 Temporärer Ausfall eines eAS 3.2.3 Falschmeldung einer Betriebsstätte. 3.2.4 Falschmeldung einer Seriennummer 3.2.4.1 Seriennummer des eAS. 3.2.4.2 Seriennummer der TSE 3.2.5 Tausch der Hardware unter Aufspielen der bisherigen Software. 3.2.6 Tausch der TSE 3.2.7 Veräußerung einer TSE 3.3 Bruttomethode auf Betriebsstättenebene. 3.4 Zuordnung elektronischer Aufzeichnungssysteme zu einer Betriebsstätte (§ 12 AO, §§ 14, 55 GewO) 3.4.1 Begriff der Betriebsstätte 3.5 Einzelfälle 3.5.1 Taxen und Mietwagen 3.5.2 Verkaufswagen auf Wochenmärkten. 3.5.3 Foodtrucks 3.5.4 Feste und bewegliche Marktstände 3.5.5 Volks-/Oktoberfeste 3.5.6 Verwendung eines (mobilen) Aufzeichnungssystems in mehreren Betriebsstätten 3.5.7 Systeme verschiedener Hersteller in einer Betriebsstätte 3.5.8 Standortwechsel elektronischer Aufzeichnungssysteme. 4 Inhalte der Übermittlung 4.1 Mussfelder, bedingte Mussfelder, Kannfelder & noch gesperrte Felder. 4.2 Name und Anschrift des Steuerpflichtigen. 4.3 Steuernummer des Steuerpflichtigen 4.3.1 Grundsatz 4.3.2 Fehlende Steuernummer 4.3.3 Feststellung von Besteuerungsgrundlagen 4.3.4 Bundeseinheitliche Steuernummer 4.3.5 Umsatzsteuerliche Organschaft. 4.3.6 Juristische Personen des öffentlichen Rechts 4.3.7 Wechsel der Steuernummer 4.3.8 Vereinfachtes Prüfschema 4.4 Angaben zur Betriebsstätte 4.4.1 Bezeichnung der Betriebsstätte 4.4.2 Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS). 4.4.3 Außerbetriebnahme Betriebsstätte 4.4.4 Bemerkungen zur Betriebsstätte 4.4.5 Adresse der Betriebsstätte 4.4.6 Eröffnung einer Betriebsstätte in der Zukunft. 4.5 Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (eAS). 4.5.1 Art des Aufzeichnungssystems (eAS). 4.5.2 Software des eAS. 4.5.3 Software-Version des eAS 4.5.4 Seriennummer des eAS / Software-App 4.5.5 Hersteller des elektronischen Aufzeichnungssystems 4.5.6 Modell des elektronischen Aufzeichnungssystems 4.5.7 Anschaffung des eAS 4.5.8 Inbetriebnahme des eAS 4.5.9 Außerbetriebnahme des eAS. 4.5.10 Grund der Außerbetriebnahme des eAS 4.5.11 Bemerkungen zum eAS 4.6 Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) 4.6.1 Einführung 4.6.2 Art der TSE 4.6.3 Seriennummer der TSE 4.6.4 BSI-Zertifizierungs-ID 4.6.4.1 Allgemeines 4.6.4.2 Besonderheiten (Maintenance MA-01 bis MA-03) 4.6.5 Inbetriebnahme/Aktivierung der TSE. 4.6.6 Art/Bauform der TSE 4.6.7 Nutzung einer TSE für mehrere eAS 4.7 Übertragungsprotokoll (ELSTER) 5 Herkunft meldepflichtiger Daten