Kassenführung - auf den Punkt gebracht

Wie erfasse ich meine Bareinnahmen und -ausgaben richtig? Welches Kassensystem passt zu meinen Anforderungen und wie richte ich das System nach Anschaffung rechtskonform ein? Welche Folgen kann es haben, wenn Bareinnahmen oder -ausgaben falsch erfasst werden? Was gilt es bei der Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung, die ab 01.01.2025 elektronisch möglich ist, zu beachten? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Friseurbetriebe, Apotheken u. v. m.).
Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und deren Aufzeichnungen sind in den vergangenen Jahren sukzessive angestiegen. Auch die Prüfungsaktivitäten der Finanzverwaltung steigen signifikant an. Dabei befindet sich auch ein Prüftool namens AmadeusVerify im Einsatz, um Kassenbons und Kassendaten unangekündigt und effizient zu prüfen. Nicht zuletzt deshalb muss auf aussagekräftige Belege und die Einhaltung der Belegausgabepflicht geachtet werden - dem kommt im Rahmen von verdeckten Testkäufen und Kassen-Nachschauen eine hohe Bedeutung zu.
Elektronische Kassenaufzeichnungen sind besonders schutzwürdige Aufzeichnungen, denen ein hohes Steuerausfallrisiko gegenübersteht. Folglich kann die Kassenbuchführung bei gravierenden Aufzeichnungsmängeln verworfen werden. Die Folge: Schätzungsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung und Bußgelder, die bei rechtzeitiger Beachtung der Vorschriften vermeidbar gewesen wären.
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Seit fast 20 Jahren ist er Betriebsprüfer des Landes NRW und überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst, u.a. bei Gewerbebetrieben, gemeinnützigen Organisationen und der öffentlichen Hand. In dieser Eigenschaft schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für "Risikomanagement bei Bargeschäften" an der Bundesfinanzakademie (BFA).
Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.

1 Wie finde ich das "richtige" Kassensystem?2 Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)2.1 Aufbau und Funktion2.2 Welche Systeme benötigen eine TSE? 2.3 Die TSE im Kontext des Inhaberwechsels3 Erfassung und Absicherung der Geschäftsvorfälle3.1 Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht3.2 Aufzeichnung und Nutzung von Gutscheinen3.3 Aufzeichnung von Rabatten3.4 Pfandgelder3.5 Zahlungsarten und EC-Geräte 3.6 Stornierungsvorgänge3.7 Führung eines (externen) Kassenbuches 3.8 Der tägliche Kassensturz (Kassendifferenzen)3.9 E-Rechnung4 Die Belegausgabepflicht5 Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme6 Brauche ich eine Verfahrensdokumentation? 7 Die Kassen-Nachschau7.1 Einführung7.2 Ablauf einer Kassen-Nachschau7.3 Gute Vorbereitung - ein Gewinn für alle! 8 Rechtsfolgen nichtordnungsmäßiger Kassenführung 8.1 Schätzung der Besteuerungsgrundlagen8.2 Festsetzung von Bußgeldern 9 Wechsel der Kassensoftware bzw. Beendigung der Geschäftstätigkeit 9.1 Die Betriebsprüfung kommt 9.2 Das Datentrichterproblem 10 DATEV-Lösungen 10.1 DATEV Kassenbuch online 10.1.1 Einführung 10.1.2 Programmziel 10.1.3 Programminhalt 10.2 DATEV Datenprüfung comfort 10.2.1 Einführung 10.2.2 Programmziel 10.2.3 Programminhalt 10.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal