Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Begriffe wie E-Rechnung, ZUGFeRD, Ersetzendes Scannen, GoBD oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Seitens des Gesetzgebers sind die rechtlichen Voraussetzungen hierfür bereits geschaffen. Auch technologisch sind die digitalen Prozesse längst umsetzbar.
Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten (z. B. bei Lieferanten- und Kundenanfragen).
Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass in einem Unternehmen die bestehenden Arbeitsabläufe hinterfragt und - falls erforderlich - bestehende Prozesse auch verändert sowie althergebrachte Gewohnheiten abgelegt werden. Wichtig für den Umstieg sind ein realistischer Zeitplan und die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens.
Zur 4. Auflage wurde das Fachbuch komplett an die neue Rechtslage angepasst. Die Aktualisierung betrifft insbesondere die Neuerungen zur E-Rechnung (B2B). Durch die laufende Gesetzgebung waren hier Anpassungen erforderlich.
Zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) derzeit zahlreiche Förderprogramme gewährt. Diese umfassen in der Regel Beratungsleistungen und Umsetzungsmaßnahmen im Rahmen der digitalen Transformation. Hierzu zählen beispielsweise die Förderprogramme der Bundesländer.
Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen und der Beantragung von Fördermitteln, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.
Dem Wachstumschancengesetz, welches die Änderungen zur E-Rechnung enthält, wurde am 22.03.2024 im Bundesrat zugestimmt.

Studium der Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Steuerrecht und Rechnungswesen in Nürnberg und Köln.
Bei DATEV verantwortet er den Bereich Produktstrategie und Anforderungsmanagement für das Geschäftsfeld Rechnungswesen.
Dazu ist er ehrenamtlich u. a. als Vorstandsvorsitzender der ECM-Compliance-Initiative im Bitkom sowie als Leiter des Competence Centers Geschäftsprozesse und Compliance im Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) tätig.

1 Einführung2 Grundlagen des Rechnungswesens im Unternehmen2.1 Vorbemerkung2.2 Funktionen, Adressaten und Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens2.2.1 Funktionen des betrieblichen Rechnungswesens2.2.2 Adressaten des betrieblichen Rechnungswesens2.2.3 Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens2.3 Rechtsgrundlage zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.3.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht2.3.2 Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.3.2.1 Vorbemerkung2.3.2.2 Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.3.2.3 Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter2.4.1 Allgemeine Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung2.4.2 GoBD: Buchführung im digitalen Zeitalter2.4.2.1 Hintergrund und Entstehung der GoBD2.4.2.2 Anwendungsbereich der GoBD2.4.2.3 Abgrenzung der betroffenen Systeme und der relevanten Daten 2.4.2.4 Übersicht der einzelnen Grundsätze der GoBD3 Digitale Buchführung3.1 Vorbemerkung3.2 Vorteile einer digitalen Buchführung3.3 Auslagerung der Buchführung3.3.1 Vorbemerkung3.3.2 Buchführung im Ausland3.3.3 Buchführung in der Cloud3.4 Unterstützung durch DATEV4 Belegwesen im digitalen Zeitalter4.1 Vorbemerkung4.2 Geordnete Belegablage4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zum allgemeinen Rechnungsaustausch4.4 Rechnungsaustausch im digitalen Zeitalter4.4.1 Vorbemerkung4.4.2 Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B-Leistungen4.4.2.1 Neudefinition der elektronischen Rechnung4.4.2.2 Datensatzstandards für die verpflichtende E-Rechnung (B2B)4.4.2.3 Datensatzstruktur einer verpflichtenden inländischen E-Rechnung (B2B)4.4.2.4 Neuerungen für den verpflichtenden inländischen E-Rechnungsprozess (B2B) 4.4.3 Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung4.4.4 Überblick über den Bearbeitungsprozess und Vorteile der E-Rechnung5 Digitale Kassenführung5.1 Vorbemerkung5.2 Anforderungen an eine digitale Kassenführung5.3 Kassen-Taxonomie5.3.1 Erstellung, Pflege und Grundsätze5.3.2 Bestandteile der Kassen-Taxonomie5.3.3 Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV­K)5.4 Kassen-Nachschau5.5 Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige Kassenführung6 Datenübermittlung und elektronische Kommunikation6.1 Vorbemerkung6.2 Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche der Elektronischen Steuererklärung (E-Steuern)6.3 Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)6.3.1 Vorbemerkung6.3.2 Kritikpunkte6.3.3 Einbindung der Vollmachtsdatenbank6.4 Elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung6.4.1 Veranlagungs­- und Prüfungsverfahren6.4.2 Einspruchsverfahren6.5 XBRL als Standard zur Datenübermittlung6.5.1 Grundlagen zu XBRL6.5.2 Grundaufbau eines XBRL-Datensatzes6.5.3 Bestehende XBRL-Taxonomien6.5.4 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung (E-Bilanz)6.5.5 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Banken6.5.6 XBRL im Rahmen der Offenlegung von Jahresabschlüssen6.5.7 XBRL bei Anwendung der Einnahmenüberschussrechnung7 Digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen7.1 Vorbemerkung7.2 Rechtliche Aspekte zur Archivierung7.3 Anforderung an die digitale Archivierung7.4 Digitalisierung von Buchungsbelegen7.4.1 Vorbemerkung7.4.2 Ersetzendes bildliches Erfassen von Buchungsbelegen8 Digitale Betriebsprüfung8.1 Vorbemerkung8.2 Zielgruppen der Finanzverwaltung8.3 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen und deren Durchsetzung8.4 Digitale Betriebsprüfung: Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung8.4.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)8.4.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2)8.4.3 Datenüberlassung (Z3)8.5 Organisatorische Hinweise zur Vorbereitung kommender digitaler Betriebsprüfungen8.6 Sonderfälle bei digitalen Betriebsprüfungen8.6.1 Umgang mit verschlüsselten und signierten Unterlagen8.6.2 Systemwechsel und Datenmigration9 Anhang 9.1 Darstellung der Bestandteile des Jahresabschlusses nach den gesetzlichen Gliederungsschemata9.1.1 Bilanz9.1.1.1 Bilanzgliederung nach §-266 HGB (Größenklasse "groß" und "mittelgroß") 9.1.1.2 Bilanzgliederung nach §-266 HGB (Größenklasse "klein")9.1.1.3 Bilanzgliederung nach §-266 HGB (Größenklasse "kleinst")9.1.2 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)9.1.2.1 GuV-Gliederung nach §-275 HGB (Größenklasse "groß") im Gesamtkostenverfahren9.1.2.2 GuV-Gliederung nach §-275 HGB (Größenklasse "groß") im Umsatzkostenverfahren9.1.2.3 GuV-Gliederung nach §-275 HGB (Größenklasse "klein" und "mittelgroß") im Gesamtkostenverfahren9.1.2.4 GuV-Gliederung nach §-275 HGB (Größenklasse "klein" und "mittelgroß") im Umsatzkostenverfahren9.1.2.5 GuV-Gliederung nach §-275 HGB (Größenklasse "kleinst")9.2 Vorgehensweise zur Einführung des ersetzenden bildlichen Erfassens von Buchungsbelegen