Dokumenten-Management

Unternehmen und Behörden stehen einer wachsenden Informationsflut gegenüber: Texte, Bilder und Dokumente, deren effektive und effiziente Bewältigung nur noch mit Dokumenten-Management-Systemen möglich ist. Diese gewährleisten die sichere elektronische Speicherung der Daten auch über lange Zeit hinweg und bieten die notwendigen Such-, Zugriffs- und Sicherungsverfahren. Die durchgehend aktualisierte dritte Auflage beschreibt Konzeption und Aufbau elektronischer Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme, berücksichtigt das Internet als Infrastruktur und gibt Prognosen zu weiteren Entwicklungen. Content-, Knowledge- und Storage-Management werden ebenso behandelt wie die neueren rechtlichen Richtlinien, etwa für elektronische Signaturen und für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Das Thema Sicherheit wurde durchgehend vertieft.

Vorwort.- 1.1 Informationen in unterschiedlichen Formen.- 1.2 Datenklassen nach Lebensdauer.- 1.3 Namensvielfalt der Begriffe.- 1.4 Aufgaben von DM-Systemen.- 1.5 Vorteile von DM-Systemen.- 1.6 DM-Terminologie.- 1.7 Die Vision des EDMS.- DMS-Architekturen.- 2.1 Übergreifender DMS-Ansatz.- 2.2 DMS-Architektur.- 2.3 Dokumentenerfassung.- 2.4 Erfassung über Scanner.- 2.5 Attributierarbeitsplätze.- 2.6 Nutzungs- und Recherchearbeitsplätze.- 2.7 Das Retrievalsystem.- 2.8 Archiv-/Ablagesystem.- 2.9 Vorgangssteuerung - Workflow-Komponenten.- 2.10 Spezielle Server.- 2.11 COLD - Computer Output to Laser Disc.- 2.12 Baukastenkonzept bei DM-Systemen.- 2.13 Anwendungsintegration.- 2.14 Archivierungsphasen.- 2.15 Netz-Anforderungen.- 2.16 Datenbankanforderungen.- 2.17 Verteilte DM-Systeme.- 2.18 Intra- und Internet als DMS-Basis.- 2.19 Hybridsysteme.- 2.20 DMS-Administration und Betrieb.- 2.21 Kommentar zu DMS-Architekturen.- 2.22 DMS-Trends.- 2.23 Das Internet ändert (fast) alles.- Vorgangssteuerung, Workflow-Systeme.- 3.1 Vorgangssteuerungssysteme.- 3.2 Phasen der Vorgangssteuerung.- 3.3 Struktur eines Workflow-Systems.- 3.4 Standardisierte Schnittstellen zu WF-Systemen.- 3.5 Es muss nicht immer Workflow sein.- 3.6 Eine Workflow-Bilanz.- Content- und Knowledge-Management.- 4.1 Content-Management.- 4.2 Knowledge-Management.- Speichermedien.- 5.1 Die Speicherhierarchie.- 5.2 Hauptspeicher.- 5.3 Magnetplattenspeicher.- 5.4 Bandspeicher.- 5.5 Optische Speichermedien.- 5.6 Jukeboxen - Plattenroboter.- 5.7 Optische Bänder.- 5.8 Hierarchical-Storage-Management-Systeme.- 5.9 Bussysteme.- 5.10 DAS, NAS, SAN und iSCSI.- 5.11 SRM - Storage-Management.- 5.12 Die richtigen Speichermedien.- 5.13 Entwicklung der Speicher.- 5.14 Kommentar zu den Speichermedien.- Erfassungs- undAusgabe-Peripherie.- 6.1 Geräte zur Datenerfassung.- 6.2 Geräte zur Datenausgabe.- 6.3 Kommentar zur Peripherie.- Datenformate.- 7.1 Das Problem der Datenformate.- 7.2 Dateiformate.- 7.3 Vergleich von CI und NCI.- 7.4 De-jure- und De-facto-Standards.- 7.5 CI-Formate.- 7.6 Komprimierung.- 7.7 Konvertierung zwischen NCI und CI.- 7.8 Die Wandlung von CI zu NCI.- 7.9 Sehr kleine und große Dokumente.- 7.10 Farbe in Dokumenten.- 7.11 Selbsttragende Dokumente und Archive.- 7.12 Verschlüsselung von Dokumenten.- 7.13 Dokumentenechtheit - elektronische Signaturen.- 7.14 Digitale Identifikationen und digitale Zertifikate.- 7.15 Digitale Wasserzeichen.- 7.16 Die Viewer-Thematik.- 7.17 Kommentar zu den Formaten.- Rechtliche Aspekte der Archivierung.- 8.1 Handels- und Steuerrecht.- 8.2 Unterrichtung und Mitsprache des Betriebsrats.- 8.3 Zivilprozessrecht.- 8.4 SigG - das Signaturgesetz.- 8.5 Datenschutz personenbezogener Daten - BDSG.- 8.6 Urheberrecht - Copyright.- 8.7 Bildschirmarbeits-Verordnung.- 8.8 Weitere Gesetze und Verordnungen.- 8.9 Zusammenfassung rechtlicher Aspekte.- 8.10 Code of Practice - die 10 Archivregeln der VOI.- 8.11 Juristische Positionen anderer Staaten.- Kritische Punkte in DM-Systemen.- 9.1 Informationsverteilung im Unternehmen.- 9.2 Datenwachstum.- 9.3 Datenerfassung.- 9.4 Ablage und Retrieval.- 9.5 Sicherheit in Archiv- und DM-Systemen.- 9.6 Aspekte des Gesamtsystems.- 9.7 Notwendige Infrastruktur.- 9.8 Die Verfahrensdokumentation.- 9.9 Die schnelle IT-Entwicklung.- 9.10 Data-Ownership - Verantwortlichkeit für Daten.- 9.11 Datenlebensdauer.- 9.12 Die menschliche Psyche.- 9.13 Typische Fehler in DM-Projekten.- Die Planung von DM-Systemen.- 10.1 Das Projekt >DMS-Lösung<.- 10.2 Analyse des Archivguts.- 10.3 Auflösung von der Erfassungbis zur Ausgabe.- 10.4 Arbeitsabläufe bei der Archivierung.- 10.5 Attributierung der Dokumente.- 10.6 Die Struktur der Ablage.- 10.7 Kapazitätsanforderungen.- 10.8 Vorgangsbearbeitung.- 10.9 IT-Infrastruktur.- 10.10 Anbindung zum Anwendungssystem.- 10.11 Sicherheitsaspekte.- DM-Systeme im praktischen Einsatz.- 11.1 DMS in Banken und Versicherungen.- 11.2 Archive in Behörden und Verwaltungen.- 11.3 DM im kommerziellen Umfeld.- 11.4 Systeme im technischen Bereich.- 11.5 Groupware-Archive.- 11.6 DMS im Internet und ASP-DMS.- 11.7 Sichere Dokumentenkollaboration.- Tabellen und Beispiele.- A.l Datenvolumina.- A.2 Audio- und Videodaten.- A.3 Darstellung bei unterschiedlichen Auflösungen.- A.4 Einige Dokumentenmuster.- Literatur- und Quellenverzeichnis.- Stichwortverzeichnis.- Last - not least.