Rechnungen schreiben - schnell, einfach, wirksam

Die Ware ist bei der zufriedenen Kundschaft eingetroffen, all Ihre Leistungen sind erbracht. Nur eines fehlt noch: Die Bezahlung. Denn vor der Einnahme steht die Rechnungsstellung.
Diese Aufgabe erscheint auf den ersten Blick banal, wirft bei genauerem Hinsehen aber oft Zweifelsfragen auf. Viele schieben daher die Rechnungsstellung vor sich her, insbesondere da nun die Einführung der E-Rechnung unmittelbar bevor steht. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert zwar zunächst häufig eine Veränderung eingeführter Abläufe- bietet andererseits auch Chancen auf neue Strukturen, die von Routinetätigkeiten entlasten. Der aktualisierte Praxisratgeber dient Ihnen als umfassendes Nachschlagewerk zum Thema E-Rechnungen und berücksichtigt die Vorgaben der Finanzverwaltung aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Checklisten nennen alle Punkte, die bei der Einführung der E-Rechnung im Unternehmen beachtet werden müssen. Erstellen Sie Ihre neuen, individuellen E-Rechnungen mit Hilfe dieses Praxisratgebers.
Sie werden zudem auf alle Besonderheiten hingewiesen, die Sie bei einer Rechnungsstellung ins Ausland oder bei einer Teilrechnung wegen Mängelbeanstandung beachten müssen. Besonders wichtig für kleinere Unternehmen ist das Thema Umsatzsteuer, auf das ausführlich eingegangen wird. Die 4. Auflage widmet sich dem Thema E-Rechnungen ausführlich.
Bei Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.

Ulrike Fuldner war langjährig Rechtsanwältin mit eigener Kanzlei in Aschaffenburg und ist Autorin zahlreicher Fachpublikationen.

1 Ausstellung von Rechnungen1.1 Rechnung gem. §-14 Abs.-1 UStG1.1.1 Begriff/Bedeutung1.1.2 Form/Format: Einführung der Elektronischen Rechnung ab 01.01.20251.1.3 Einführung der Elektronischen Rechnung1.1.3.1 Überblick1.1.3.2 Informieren und planen 1.1.3.3 Rechnungsformate1.1.3.4 E-Rechnungseingang implementieren1.1.3.5 E-Rechnungsstellung implementieren1.1.3.6 Dokumentieren und schulen1.1.3.7 Detailfragen1.1.4 Echtheit der Herkunft/Unversehrtheit des Inhalts/Lesbarkeit1.1.5 Funktion/Zweck der Rechnung1.1.6 Aufbewahrungspflicht für Rechnung1.2 Pflicht zur Ausstellung gem. §-14 Abs.-2 UStG1.2.1 Steuerpflichtige Werklieferung/sonstige Leistung im Zusammenhang mit Grundstück (§-14 Abs.-2 S.-1 Nr.-3 UStG)1.2.2 Lieferung/sonstige Leistung gem. §-14 Abs.-2 S.-1 UStG1.2.3 Abrechnung mit Gutschrift gem. §-14 Abs.-2 S.-5 UStG1.2.4 Abrechnung durch Dritte gem. §-14 Abs.-2 S.-7 UStG2 Rechnungsinhalte2.1 Überblick über Inhalt nach §-14 Abs.-4 S.-1 UStG2.2 Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-1 UStG)2.3 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-2 UStG)2.4 Ausstellungsdatum (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-3 UStG)2.5 Rechnungsnummer des Ausstellers (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-4 UStG)2.6 Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-5 UStG)2.7 Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-6 UStG)2.7.1 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung in einem Lieferschein2.7.2 Angabe des Zeitpunkts bei Beförderung/Versendung des Liefergegenstands2.7.3 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bei Verschaffung der Verfügungsmacht 2.7.4 Angabe des Zeitpunkts der sonstigen Leistung2.7.5 Leistungsdatum bei Dauerschuldverhältnissen2.8 Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung/sonstige Leistung (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-7 UStG)2.9 Steuersatz/Steuerbetrag/Steuerbefreiung (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-8 UStG)2.10 Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-9 UStG)2.11 "Gutschrift" bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger (§-14 Abs.-4 S.-1 Nr.-10 UStG)3 Fehleranfällige Rechnungen3.1 Anzahlung - Vorauszahlung3.2 Abschlagszahlung und Schlussrechnung3.3 Rechnung mit vorher vereinbartem Bonus/Skonto/Rabatt3.4 Umkehr der Steuerschuldnerschaft - Rechnung3.4.1 Bestimmte Bauleistungen (§-13b Abs.-2 Nr.-4 UStG)3.4.2 Gebäudereinigung (§-13b Abs.-2 Nr.-8 UStG)3.4.3 Irrtümliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens 843.5 Gastronomie3.5.1 Bewirtungsrechnung3.5.2 Außer-Haus-Verkauf - Spar-Menü3.6 Hotelrechnung3.7 Rechnungen von Unternehmern bei Personenbeförderung3.7.1 Taxifahrten3.7.2 Beförderung von körperlich/geistig Behinderten mit umgerüstetem Fahrzeug3.8 Rechnungen an andere Unternehmer innerhalb der EU3.8.1 Innergemeinschaftliche Lieferung3.8.2 Innergemeinschaftliche Dienstleistungen3.9 Rechnungen an andere Unternehmer außerhalb der EU3.9.1 Ausfuhrlieferung3.9.2 Dienstleistung4 Fehlerhafte Rechnungen4.1 Überblick4.2 Folgen beim Leistungsempfänger und Reaktion4.3 Berichtigungsfähige Rechnungen (§-31 Abs.-5 UStDV)4.4 Durchführung der Rechnungsberichtigung (§-31 Abs.-5 UStDV)4.5 Folgen der Berichtigung nach §-31 Abs.-5 UStDV 4.6 Nicht berichtigungsfähige Rechnungen4.7 Unrichtiger Steuerausweis4.7.1 Voraussetzung/Folgen4.7.2 Rechnungsberichtigung4.8 Unberechtigter Steuerausweis4.8.1 Voraussetzung/Folgen4.8.2 Berichtigung - Voraussetzungen5 Kleinunternehmer (§-19 UStG)5.1 Voraussetzungen (§-19 Abs.-1 UStG)5.2 Steuerfreiheit ab 01.01.2025 mit Einschränkung5.3 Folgen für die Rechnung5.4 Fehlerhafter Ausweis der Umsatzsteuer - Folgen6 Voraussetzung einer Kleinbetragsrechnung6.1 Folgen für Ausstellung6.2 Abgrenzung zu Kassenzettel und Quittung7 Musterrechnungen und Musterschreiben8 Fazit